Hakijoita ja työntekijöitä koskeva tietosuojailmoitus

Specsavers on sitoutunut suojaamaan henkilötietojesi yksityisyyttä ja turvallisuutta.

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, kuinka keräämme ja käytämme sinua koskevia henkilötietoja ennen työsuhdettasi kanssamme, sen aikana ja sen jälkeen sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä ilmoitus koskee hakijoita, nykyisiä ja entisiä työntekijöitä, toimihenkilöitä ja alihankkijoita.

1. Tietoja Specsaversista
Liikkeistä, tukitoimistoista ja yrityksistä koostuvan Specsavers-konsernin jäsenet (jäljempänä ”Specsavers”, ”me” tai me-sanan taivutusmuodot) ovat henkilötietojesi yhteisiä ”rekisterinpitäjiä”. Tämä tarkoittaa, että meidän vastuullamme on päättää kuinka säilytämme ja käytämme sinua koskevia henkilötietoja, ja antaa sinulle tästä yleiskatsaus.

2. Kerättävät henkilötiedot
Saatamme kerätä ja käsitellä seuraavia sinua koskevia tietoja:

• henkilökohtaiset yhteystiedot, kuten nimi, osoitteet, puhelinnumerot ja henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet
• syntymäaika
• sukupuoli
• siviilisääty ja huollettavat
• lähiomainen ja yhteystiedot hätätilanteessa
• kansallinen vakuutustunnus, kansallinen henkilötunnus, sosiaaliturvatunnus tai vastaava
• pankkitilin tiedot, palkkatiedot sekä verotustiedot
• kansalaisuus ja maahanmuuttaja-asemaan liittyvät tiedot
• vuosilomia, eläkettä ja etuuksia koskevat tiedot
• ammattiliiton jäsenyys
• kopio ajokortista
• tiedot rikostuomioista ja rikoksista sekä taustatarkistusten (jos se on tehtävän luonteen ja lainsäädännön mukaan mahdollista) yhteydessä kerätyt tiedot
• rekrytointitiedot (mukaan lukien kopiot työhön oikeuttavista asiakirjoista, referensseistä ja muista tiedoista, jotka sisältyvät ansioluetteloon tai saatekirjeeseen tai jotka on annettu haku- ja rekrytointiprosessin yhteydessä)
• työuraa koskevat tiedot (mukaan lukien tehtävänimikkeet, työhistoria, työpaikka, työajat, lomat, koulutustiedot ja ammatilliset jäsenyydet sekä työsuhteen päättämisen syy)
• suoritusta koskevat tiedot, mukaan lukien arvioinnit ja kehityskeskustelut
• kurinpitotoimia ja valituksia koskevat tiedot
• terveystiedot, mukaan lukien tiedot mahdollisista sairauksista, terveydentilasta ja sairauspoissaoloista, niiltä osin kuin ne liittyvät työhön
• tieto- ja viestintäjärjestelmiemme käyttöä koskevat tiedot, mukaan lukien tiedot käytetyistä laitteista, kuten mobiililaitteista, selaimista, paikka- ja viestintäjärjestelmistä, viestintähistoriasta ja IP-osoitteesta
• CCTV-materiaali ja muut tiedot, jotka on saatu sähköisesti esimerkiksi turvahyväksynnän avulla
• valokuvat henkilökorttia varten tai markkinointi- tai mainosmateriaaleissa.

Nämä tiedot kerätään ensisijaisesti sinulta, mutta voimme kerätä niitä myös muista lähteistä niiltä osin kuin se on laillista osana rekrytointia/työhönottoa.

3. Kerättyjen tietojen tarkoitus ja keräämisen oikeusperusta
Käytämme rekrytointiprosessin aikana antamiasi tietoja hakemuksesi käsittelemiseen, jotta voimme mahdollisesti tarjota sinulle työpaikan yhtiössämme.

Työsuhteen päätyttyä tietoja käytetään työsuhteesi hallintaan ja jotta voimme täyttää meille asetetut lakisääteiset vaatimukset.

Oikeusperustamme tietojen käsittelyyn on jokin seuraavista:

• kanssasi tekemämme sopimuksen täyttäminen
• lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
• oikeutetut etumme tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut tilanteessa, jossa sinun etusi ja perusoikeutesi eivät kumoa tällaisia etuja.
• Saatamme myös käsitellä henkilötietojasi seuraavissa, todennäköisesti harvinaisissa tilanteissa:
• rajoitetuissa olosuhteissa, sinun nimenomaisella kirjallisella suostumuksellasi
• kun on tarpeen suojella sinua tai toista henkilöä vahingolta.

Harvemmin saatamme käsitellä tämäntyyppisiä tietoja, kun niitä tarvitaan laillisiin vaatimuksiin liittyen tai etujesi (tai jonkun muun etujen) suojaamista varten, etkä pysty antamaan suostumustasi, tai jos olet jo saattanut tiedot yleisön saataviin.

4. Henkilötietojen suojaaminen
Suojaamme henkilötietojasi luvattomalta käytöltä erilaisten tietoturvatekniikoiden ja -menetelmien avulla.

Käytämme asianmukaisia turvatoimenpiteitä, jotta voimme estää henkilötietojen tahattoman katoamisen tai käytön sekä niihin pääsyn luvatta. Annamme pääsyn henkilötietoihisi vain niille, joilla on aito liiketoimintaan liittyvä tarve käyttää niitä. Tietojasi käsittelevät henkilöt tekevät sen vain valtuutetulla tavalla, ja heillä on salassapitovelvollisuus.

5. Kenen kanssa henkilötietoja jaetaan
Saatamme joutua jakamaan tietosi muille Specsavers-konsernin yksiköille ja kolmansille osapuolille, mukaan lukien kolmannen osapuolen palveluntarjoajat, kuten IT- ja viestintäjärjestelmäämme tukevat palveluntarjoajat (esimerkiksi Microsoft) sekä kolmannen osapuolen henkilöstönhallintajärjestelmien toimittajat henkilöstöprosessiemme yksinkertaistamista ja hallintaa varten. Tällaisissa tapauksissa teemme sopimuksen, joka velvoittaa kolmannet osapuolet suojaamaan tietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Saatamme siirtää henkilötietojasi EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle. Jos teemme niin, varmistamme, että asianmukaiset suojatoimet ovat käytössä ja suojaamme henkilötietojasi lisätoimenpiteiden avulla.

6. Tietojen säilytysaika
Specsavers säilyttää henkilötietoja vain tarvittavan ajan, mutta laki (esimerkiksi verolainsäädäntö) saattaa edellyttää, että henkilötietoja säilytetään tietty aika.

7. Henkilötietoihin liittyvät oikeutesi
Sinulla on tiettyjä tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksia, mukaan lukien seuraavat:

• Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi (tunnetaan yleisesti nimellä ”rekisteröidyn tiedonsaantipyyntö”). Näin voit saada kopion hallussamme olevista sinua koskevista henkilötiedoista ja tarkistaa, että käsittelemme niitä laillisesti.
• Voit pyytää meitä oikaisemaan hallussamme olevia sinua koskevia henkilötietoja. Tämän oikeuden ansiosta kaikki hallussamme olevat sinua koskevat puutteelliset tai epätarkat tiedot voidaan korjata.
• Voit pyytää henkilötietojesi poistamista. Tämän oikeuden nojalla voit pyytää meitä poistamaan tai tuhoamaan henkilötietoja, jos meillä ei ole hyvää syytä jatkaa niiden käsittelyä. Sinulla on myös oikeus pyytää meitä poistamaan tai tuhoamaan henkilötietosi, jos olet käyttänyt oikeuttasi vastustaa käsittelyä (lisätietoja jäljempänä).
• Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun (tai kolmannen osapuolen etuun) ja tilanteeseesi liittyvät syyt saavat sinut vastustamaan käsittelyä tällä perusteella.
• Voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämän oikeuden nojalla voit pyytää meitä keskeyttämään sinua koskevien henkilötietojen käsittelyn, esimerkiksi jos haluat meidän varmistavan niiden paikkansapitävyyden tai käsittelyn syyn.
• Voit pyytää henkilötietojesi siirtämistä toiselle osapuolelle.

Jos et ole tyytyväinen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus tehdä valitus kansallisille tietosuojaviranomaisille.

Jos asut Euroopan unionissa, katso tästä linkistä lisätietoja valvontaviranomaisista ja yhteydenottotavoista. Jos asut Yhdistyneessä kuningaskunnassa,

Jos haluat käyttää jotain edellä mainituista oikeuksistasi, siirry omaan rekrytointi- tai työntekijäprofiilisi tai lähetä meille milloin tahansa sähköpostia osoitteeseen Dataprotection@specsavers.com.

8. Tämän tietosuojailmoituksen ja sen päivitysten sijainti
Tämä tietosuojailmoitus ei ole osa työsopimusta tai muuta palvelusopimusta. Tämä tietosuojailmoitus (ja sen mahdolliset myöhemmät päivitykset) on saatavilla intranetissämme (Greenpoint) sekä paikallisena kieliversiona maakohtaisissa sivustoissamme.

On tärkeää, että luet tämän ilmoituksen sekä kaikki muut mahdolliset tietosuojailmoitukset, joita voimme antaa tietyissä tilanteissa, kun keräämme tai käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, jotta olet tietoinen siitä, miten ja miksi käytämme tällaisia tietoja ja mitä oikeuksia sinulla on tietosuojalainsäädännön perusteella.

9. Ota yhteyttä
Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä, lähetä tietosuojatiimille sähköpostia osoitteeseen Dataprotection@specsavers.com tai kirjoita tietosuojavastaavallemme lakiosastollemme osoitteeseen Specsavers Optical Group, La Villiaze, St Andrews, Guernsey, GY6 8YP

 

Published October 2023