Personvernerklæring for medarbeidere og kandidater

Specsavers tar personvern på høyeste alvor, og tar alle forholdsregler for å verne personopplysningene dine.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger om deg før, under og etter ditt arbeidsforhold med oss, i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Denne erklæringen gjelder for kandidater, nåværende og tidligere ansatte, arbeidere og samarbeidspartnere.

1. Om Specsavers
Medlemmene i Specsavers’ gruppe av butikker, servicekontorer og selskaper (heretter «vi», «oss» eller «Specsavers») er sammen «datakontrollører» for personopplysningene dine. Dette betyr at vi er ansvarlige for å bestemme hvordan vi oppbevarer og bruker personopplysningene dine, og å gi deg en oversikt over dette.

2. Hvilke personopplysninger samles inn
Vi kan samle inn og behandle følgende opplysninger om deg:

• Personlig kontaktinformasjon som navn, tittel, adresser, telefonnumre og personlige e-postadresser.
• Fødselsdato.
• Kjønn.
• Sivilstand og barn.
• Pårørende og nød kontakter.
• Folketrygdnummer, fødselsnummer, personnummer eller tilsvarende.
• Bankkontoinformasjon, lønn og lønnsslipper og skattestatusinformasjon.
• Nasjonalitet og informasjon knyttet til immigrasjonsstatus.
• Informasjon om årlige feriedager, pensjon og offentlige ytelser.
• Fagforeningsmedlemskap.
• Kopi av førerkort.
• Informasjon om straffedommer og lovbrudd og informasjon som samles inn ved bakgrunnssjekk (hvis det er hensiktsmessig grunnet stillingens art og vi juridisk har lov til å gjøre det).
• Rekrutteringsinformasjon (inkludert kopier av arbeidstillatelser, referanser og annen informasjon inkludert i en CV eller et søknadsbrev, eller som en del av søke- og rekrutteringsprosessen).
• Ansettelsesregister (inkludert stillingstitler, arbeidshistorikk, arbeidets eller arbeidsplassens beliggenhet, arbeidstider, ferier, opplæringsoversikter og medlemskap i fagforeninger, årsak til at medarbeideren sluttet).
• Informasjon om prestasjoner, inkludert evalueringer og medarbeidersamtaler.
• Disiplinær- og klageinformasjon.
• Informasjon om helsen din, inkludert eventuell medisinsk tilstand, samt helse- og sykejournaler når dette er relatert til arbeidet ditt.
• Informasjon om din bruk av våre informasjons- og kommunikasjonssystemer, som innbefatter informasjon om enhetene du bruker, inkludert mobile enheter, plassering, nettleser, meldingssystemer, kommunikasjonshistorikk og IP-adresse.
• Opptak fra sikkerhetskameraer og annen informasjon innhentet via elektroniske midler, for eksempel adgangskort.
• Fotografier til identitetskort eller markedsførings- eller reklamemateriell.

Disse opplysningene vil primært bli samlet inn fra deg, men vi kan også samle dem inn fra andre kilder når det er lovlig å gjøre det som en del av rekrutteringen/ansettelsen.

3. Formål og rettslig grunnlag for informasjonen som samles inn
Vi vil bruke opplysningene du gir under rekrutteringsprosessen slik at vi kan behandle søknaden din med sikte på å tilby deg en arbeidskontrakt hos oss.

Opplysninger etter ansettelse vil bli brukt for å administrere ansettelsesforholdet ditt hos oss, og for at vi skal oppfylle våre juridiske og regulatoriske krav.

Vårt rettslige grunnlag for å behandle opplysningene er:

• Når vi skal inngå kontrakten med deg.
• Når vi må overholde en juridisk forpliktelse.
• Når det er nødvendig for våre legitime interesser eller en tredjepart, og dine interesser og grunnleggende rettigheter ikke overstyrer disse interessene.
• Vi kan også behandle personopplysningene dine i følgende situasjoner, som sannsynligvis vil være sjeldne:
• Under begrensede omstendigheter, med ditt uttrykkelige, skriftlige samtykke.
• Når det er nødvendig for å beskytte deg eller en annen person mot skade.

Under mer uvanlige omstendigheter kan vi behandle slike opplysninger når det er nødvendig i forhold til juridiske krav, eller når det er nødvendig for å beskytte dine interesser (eller andres interesser) og du ikke er i stand til å gi samtykke, eller når opplysningene allerede er offentlige.

4. Beskytte personopplysninger
Vi bruker en rekke sikkerhetsteknologier og -prosedyrer for å beskytte personopplysningene dine mot uautorisert tilgang og bruk.

Vi har riktige sikkerhetstiltak på plass for å forhindre at personopplysninger ved uhell går tapt eller brukes, eller at noen får tilgang til dem på en uautorisert måte. Vi begrenser tilgangen til personopplysningene dine til de som har et ekte forretningsbehov for å vite dem. De som behandler informasjonen din, vil kun gjøre det på en autorisert måte og er underlagt taushetsplikt.

5. Hvem deler vi personopplysninger med
Det kan hende vi må dele opplysningene dine med andre enheter i Specsavers-gruppen, tredjeparter, inkludert tredjeparts tjenesteleverandører, for eksempel de som støtter vårt IT- og kommunikasjonssystem, som Microsoft, samt tredjepartsleverandører av våre People Management Systems med formål om å forenkle og administrere medarbeiderprosessene våre. I dette tilfellet vil vi inngå en kontrakt som forplikter tredjeparter til å beskytte opplysninger i samsvar med relevant personvernlovgivning.

Vi kan overføre personopplysningene dine til enheter utenfor EU og Storbritannia. Hvis vi gjør det, vil vi sørge for at riktig beskyttelse er på plass, og iverksette ytterligere sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene dine.

6. Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene
Personopplysninger vil ikke oppbevares av Specsavers lenger enn nødvendig, men vi kan bli pålagt ved lov (for eksempel skattelover) å lagre personopplysningene dine i en bestemt periode.

7. Dine rettigheter vedrørende personopplysningene dine
Du har visse rettigheter i henhold til personvernlovgivningen, inkludert muligheten til å:

• Be om tilgang til personopplysningene dine (ofte kjent som «forespørsel om tilgang til datasubjekter»). Dette gjør at du kan få en kopi av personopplysningene vi har om deg, og kontrollere at vi behandler dem på lovlig vis.
• Be om retting av personopplysningene vi har om deg. Dette gjør at du kan rette opp ufullstendige eller unøyaktige opplysninger vi har om deg.
• Be om at personopplysningene dine slettes. Dette gjør at du kan be oss om å slette eller fjerne personopplysninger når det ikke er noen god grunn til at vi skal fortsette å behandle dem. Du har også rett til å be oss om å slette eller fjerne personopplysningene dine hvis du har utøvd retten til å motsette deg at de behandles (se nedenfor).
• Motsette deg at vi behandler personopplysningene dine når vi gjør det på bakgrunn av legitim interesse (eller en tredjeparts interesser), og det er noe ved din situasjon som gjør at du ønsker å motsette deg at de behandles på dette grunnlaget.
• Be om at behandling av personopplysningene dine begrenses. Dette gjør at du kan be oss om å slutte å behandle personopplysningene dine, for eksempel hvis du ønsker at vi skal legge frem nøyaktigheten eller årsaken til at vi behandler dem.
• Be om at personopplysningene dine overføres til en annen part.

Hvis du ikke er fornøyd med behandlingen, har du også rett til å sende inn en klage til Datatilsynet.

De som er basert i EU kan bruke denne lenken til å finne ytterligere informasjon om tilsynsmyndigheter og hvordan de kan kontaktes.

For å utøve noen av rettighetene ovenfor, oppgir du din egen rekrutterings- eller medarbeiderprofil, eller tar kontakt oss på Dataprotection@specsavers.com.

8. Hvor finner du denne personvernerklæringen, inkludert oppdateringer
Denne personvernerklæringen utgjør ikke en del av noen arbeidskontrakt eller annen kontrakt for å levere tjenester. Denne personvernerklæringen (og eventuelle fremtidige oppdateringer) er tilgjengelig på vårt intranett (Connect+ og Greenpoint), og lokale språkversjoner finnes på våre landsspesifikke nettsider.

Det er viktig at du leser denne erklæringen, i tillegg til enhver annen personvernerklæring vi kan fremlegge ved spesifikke anledninger når vi samler inn eller behandler personopplysningene dine, slik at du er klar over hvordan og hvorfor vi bruker disse opplysningene og hvilke rettigheter du har i henhold til personvernlovgivningen.

9. Kontakt oss
Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen, kan du kontakte personvernteamet via Dataprotection@specsavers.com eller skrive til personvernansvarlig ved vår juridiske avdeling, Specsavers Optical Group, La Villiaze, St Andrews, Guernsey, GY6 8YP

 

Published October 2023