Sekretessmeddelande för kandidater och anställda

Specsavers åtar sig att skydda integriteten och säkerheten kring dina personuppgifter.

Detta integritetsmeddelande beskriver hur vi samlar in och använder personuppgifter om dig före, under och efter din arbetsrelation med oss, detta i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta meddelande gäller kandidater, nuvarande och tidigare anställda, arbetare och entreprenörer.

1. Om Specsavers
Medlemmarna i Specsavers-gruppen av butiker, supportkontor och företag (hädanefter kallade ”vi”, ”oss” eller ”Specsavers”) är gemensamma ”personuppgiftsansvariga” av dina personuppgifter. Det innebär att vi är ansvariga för att bestämma hur vi lagrar och använder personuppgifter om dig och ger dig en överblick över detta.

2. Vilka personuppgifter som samlas in
Vi kan komma att samla in och behandla följande information om dig:

• Personliga kontaktuppgifter som namn, titel, adresser, telefonnummer och privata e-postadresser.
• Födelsedatum.
• Kön.
• Civilstånd och anhöriga.
• Kontaktuppgifter till anhöriga samt vid nödsituationer.
• Socialförsäkringsnummer, personnummer eller motsvarande.
• Bankkontouppgifter, löneregister och information om skattestatus.
• Nationalitet och information om din immigrationsstatus.
• Information om årlig semester, pension och förmåner.
• Medlemskap i fackförening.
• Kopia av körkort.
• Information om brottsdomar, brott och information som samlats in vid bakgrundskontroller (om detta är lämpligt med tanke på rollens karaktär och där vi har rätt att göra så).
• Rekryteringsinformation (inklusive kopior av dokumentation gällande rätt att arbeta, referenser och annan information som ingår i ett CV eller personligt brev eller som en del av ansöknings- och rekryteringsprocessen).
• Anställningsuppgifter (inklusive jobbtitlar, arbetshistorik, anställningsort eller arbetsplats, arbetstider, helgdagar, utbildningsregister och yrkesmedlemskap, anledning till uppsägning).
• Prestationsinformation inklusive bedömningar och prestationsöversyn.
• Information om disciplin och klagomål.
• Information om din hälsa, inklusive eventuella medicinska tillstånd, hälso- och sjukjournaler där detta är relaterat till ditt arbete.
• Information om din användning av våra informations- och kommunikationssystem som inkluderar information om de enheter du använder inklusive mobila enheter, plats, webbläsare, meddelandesystem, kommunikationshistorik och IP-adress.
• CCTV-filmer och annan information som erhållits på elektronisk väg, exempelvis ditt passerkort.
• Fotografier för ett identitetskort eller i marknadsförings- eller reklammaterial.

Denna information kommer i första hand att samlas in från dig, men vi kan även komma att samla in den från andra källor där det är lagligt att göra det som en del av rekrytering/anställning.

3. Syfte och rättslig grund för den information som samlas in
Vi kommer att använda den information du lämnar under rekryteringsprocessen för att gå vidare med din ansökan i syfte att kunna erbjuda dig ett anställningsavtal hos oss.

Information efter anställning kommer att användas i syfte att hantera din anställning hos oss och för att vi ska kunna uppfylla kraven i lagar och regler.

Vår rättsliga grund för att behandla informationen är:

• Där vi behöver utföra avtalet vi har med dig.
• Där vi måste uppfylla en rättslig skyldighet.
• Där så är nödvändigt för legitima intressen som eftersträvas av oss eller tredje part, och dina intressen och grundläggande rättigheter inte åsidosätter dessa intressen.
• Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter i följande situationer, som sannolikt kommer att vara sällsynta:
• Under begränsade omständigheter, med ditt uttryckliga skriftliga medgivande.
• Där så är nödvändigt för att skydda dig eller annan person från skada.

Mer sällan kan vi komma att behandla denna typ av information där så behövs i samband med rättsliga anspråk eller där det behövs för att skydda dina intressen (eller någon annans intressen) och du inte kan ge ditt samtycke, eller där du redan har gjort informationen offentlig.

4. Skydda personuppgifter
Vi använder en mängd olika säkerhetstekniker och procedurer för att skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst och användning.

Vi har lämpliga säkerhetsåtgärder på plats för att förhindra att personuppgifter av misstag går förlorade eller används eller nås på ett obehörigt sätt. Vi begränsar tillgången till dina personuppgifter till dem som har ett genuint affärsbehov att veta. De som behandlar din information kommer endast att göra det på ett auktoriserat sätt och är föremål för tystnadsplikt.

5. Vilka delas personuppgifter med?
Vi kan behöva dela dina uppgifter med andra enheter inom Specsavers-gruppen, tredje parter, inklusive tredje parts tjänsteleverantörer, till exempel dem som stödjer vårt IT- och kommunikationssystem (exempelvis Microsoft) samt tredje partsleverantörer av våra People Management Systems, i syfte att förenkla och hantera våra personalprocesser. I sådant fall kommer vi att ingå ett avtal som ålägger tredje part att skydda data i enlighet med relevant dataskyddslagstiftning.

Vi kan komma att överföra dina personuppgifter utanför EU och Storbritannien. Om vi gör det kommer vi att se till att ett lämpligt skydd finns på plats och att ytterligare säkerhetsåtgärder används för att skydda dina personuppgifter.

6. Hur länge sparas informationen?
Personuppgifter kommer att inte att lagras längre än vad som är nödvändigt av Specsavers, men vi kan enligt lag (till exempel skattelagar) vara skyldiga att behålla din personliga information under en viss period.

7. Dina rättigheter angående dina personuppgifter
Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen, inklusive möjligheten att:

• Begära tillgång till din personliga information (allmänt känd som en ”åtkomstbegäran för datasubjekt”). Detta gör att du kan få en kopia av de personuppgifter vi har om dig och kontrollera att vår behandling av dem är laglig.
• Begära korrektion av de personuppgifter som vi har om dig. Detta gör att du kan korrigera eventuell ofullständig eller felaktig information vi har om dig.
• Begära radering av din personliga information. Detta gör att du kan be oss radera eller ta bort personlig information om det inte finns någon god anledning för oss att fortsätta behandla den. Du har också rätt att be oss radera eller ta bort dina personuppgifter där du har utövat din rätt att invända mot behandling (se nedan).
• Invända mot behandling av dina personuppgifter där vi förlitar oss på ett berättigat intresse (eller tredje parts dito) och det finns något i din situation som gör att du vill invända mot behandling av detta skäl
• Begära begränsad behandling av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss avbryta behandlingen av dina personuppgifter, till exempel om du vill att vi ska fastställa dess riktighet eller orsaken till behandlingen av dem.
• Begära överföring av dina personuppgifter till annan part.

Om du inte är nöjd med behandlingen har du också rätt att lämna in ett klagomål till de nationella datamyndigheterna.

För dem som är baserade inom Europeiska unionen, se denna länk för information om tillsynsmyndigheter och hur man kontaktar dem.

För att begära någon av ovanstående rättigheter, vänligen ange din egen rekryterings- eller personalsprofil eller kontakta oss när som helst på Datapro*******@**ecsavers.com

8. Var du hittar detta sekretessmeddelande inklusive uppdateringar
Detta integritetsmeddelande utgör inte någon del av något anställningsavtal eller annat avtal om tillhandahållande av tjänster. Detta sekretessmeddelande (och eventuella framtida uppdateringar) finns på vårt intranät (Greenpoint) samt som lokal språkversion på våra landsspecifika webbplatser.

Det är viktigt att du läser detta meddelande, tillsammans med alla andra integritetsmeddelanden som vi kan komma att tillhandahålla vid specifika tillfällen när vi samlar in eller behandlar personuppgifter om dig, så att du är medveten om hur och varför vi använder sådan information och vilka rättigheter du har under gällande dataskyddslagstiftning.

9. Kontakta oss
Om du har några frågor om denna integritetspolicy, vänligen kontakta dataskyddsteamet via Dataprotection@specsavers.com eller skriv till vårt dataskyddsombud på vår juridiska avdelning, Specsavers Optical Group, La Villiaze, St Andrews, Guernsey, GY6 8YP

 

Published October 2023