Privacyverklaring voor kandidaten en werknemers

Specsavers doet er alles aan om de privacy en veiligheid van jouw persoonlijke informatie te beschermen.

In deze privacyverklaring staat beschreven hoe we persoonlijke informatie over je verzamelen en gebruiken vóór, tijdens en na jouw werkrelatie met ons, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Deze verklaring is van toepassing op kandidaten, huidige en voormalige werknemers en contractwerkers.

1. Over Specsavers:
De leden van de Specsavers-groep van winkels, ondersteunende kantoren en bedrijven (hierna “wij”, “ons” of “Specsavers” genoemd) zijn gezamenlijk “gegevensbeheerders” van jouw persoonlijke informatie. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn om te beslissen hoe we persoonlijke informatie over jou bewaren en gebruiken en je hiervan een overzicht te geven.

2. Welke persoonlijke informatie wordt verzameld
We kunnen de volgende informatie over je verzamelen en verwerken:

• Persoonlijke contactgegevens zoals naam, titel, adressen, telefoonnummers en persoonlijke e-mailadressen
• Geboortedatum
• Geslacht
• Burgerlijke staat en personen ten laste.
• Naaste familie en contactgegevens voor noodgevallen
• Nationaal verzekeringsnummer, nationaal identificatienummer, burgerservicenummer of soortgelijk
• Bankrekeninggegevens, salaris- en loonstrookgegevens en informatie over fiscale status
• Nationaliteit en informatie met betrekking tot je immigratiestatus
• Informatie over jaarlijks verlof, pensioen en uitkeringen
• Lidmaatschap van een vakbond
• Kopie van rijbewijs
• Informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten en informatie die is verzameld bij het uitvoeren van antecedentenonderzoeken (indien van toepassing gezien de aard van de functie en waar het ons wettelijk is toegestaan om dit te doen)
• Wervingsinformatie (inclusief kopieën van werkvergunningsdocumenten, referenties en andere informatie die deel uitmaakt van een cv of begeleidende brief of als onderdeel van het sollicitatie- en wervingsproces)
• Arbeidsgegevens (inclusief functietitels, arbeidsverleden, locatie van het werk of werkplek, werkuren, vakanties, opleidingsgegevens en professionele lidmaatschappen, reden van vertrek)
• Prestatie-informatie inclusief beoordelingen en prestatiebeoordeling
• Informatie over disciplinaire maatregelen en klachten
• Informatie over je gezondheid, inclusief eventuele medische aandoeningen, gezondheids- en ziektegegevens als dit verband houdt met je werk
• Informatie over je gebruik van onze informatie- en communicatiesystemen, waaronder informatie over de apparaten die je gebruikt, inclusief mobiele apparaten, locatie, browser, berichtensystemen, communicatiegeschiedenis en IP-adres
• Camerabeelden en andere informatie die via elektronische middelen is verkregen, zoals je beveiligingspas
• Foto’s voor een identiteitskaart of in marketing- of promotiemateriaal

Deze informatie wordt voornamelijk van je verzameld, maar we kunnen deze ook uit andere bronnen verzamelen als dit wettelijk is toegestaan als onderdeel van de werving/indiensttreding

3. Doel en rechtsgrond voor de verzamelde informatie
We gebruiken de informatie die je verstrekt tijdens het wervingsproces om je sollicitatie af te handelen met het doel je een arbeidsovereenkomst bij ons aan te bieden.

Na indiensttreding wordt de informatie gebruikt met het doel je dienstverband bij ons te beheren en om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire vereisten.

Onze wettelijke basis voor het verwerken van de informatie is:

• Het uitvoeren van het contract dat we met je hebben
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting
• Als dit noodzakelijk is voor legitieme belangen die door ons of een derde partij worden nagestreefd en jouw belangen en fundamentele rechten niet prevaleren boven die belangen
• We kunnen je persoonlijke informatie ook verwerken in de volgende situaties, die waarschijnlijk zelden voorkomen:
• In beperkte gevallen, met jouw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.
• Als het nodig is om jou of een andere persoon tegen schade te beschermen.

Minder frequent verwerken we dit soort informatie als dit nodig is in verband met juridische claims of als het nodig is om jouw belangen (of de belangen van iemand anders) te beschermen en je niet in staat bent om je toestemming te geven, of als je de informatie al openbaar hebt gemaakt.

4. Bescherming van persoonlijke informatie
We gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -procedures om je persoonlijke informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en ongeoorloofd gebruik.

We hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat persoonlijke informatie per ongeluk verloren gaat of op ongeoorloofde wijze wordt gebruikt of geopend. We beperken de toegang tot je persoonlijke informatie tot die personen die een legitieme zakelijke behoefte hebben om hiervan op de hoogte te zijn. Degenen die je gegevens verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

5. Met wie wordt persoonlijke informatie gedeeld?
Het is mogelijk dat we je gegevens moeten delen met andere entiteiten in de Specsavers-groep, derden, inclusief externe serviceproviders, bijvoorbeeld degenen die ons IT- en communicatiesysteem ondersteunen, zoals Microsoft, evenals externe aanbieders van onze People Management Systems met het doel om onze personeelsprocessen te vereenvoudigen en te beheren. In dit geval zullen we een contract aangaan dat derden verplicht om gegevens te beschermen in overeenstemming met de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming.

We kunnen je persoonlijke informatie buiten de EU en het VK overdragen. Als we dat doen, zullen we ervoor zorgen dat er een passende beveiliging is en dat er aanvullende beveiligingsmaatregelen worden getroffen om je persoonlijke informatie te beschermen.

6. Hoe lang wordt de informatie bewaard?
Persoonlijke informatie wordt niet langer bewaard door Specsavers dan nodig is, maar we kunnen wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op grond van belastingwetten) om je persoonlijke informatie gedurende een bepaalde periode te bewaren.

7. Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonlijke informatie
Je hebt bepaalde rechten op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de mogelijkheid om:

• Een verzoek in te dienen voor toegang tot je persoonlijke informatie (algemeen bekend als een “toegangsverzoek van een betrokkene”). Je kunt dan een kopie ontvangen van de persoonlijke informatie die we over je hebben en controleren of we deze rechtmatig verwerken.
• Een verzoek in te dienen om correctie van de persoonlijke informatie die we over je hebben. Hiermee kun je eventuele onvolledige of onjuiste informatie die wij over je hebben, laten corrigeren.
• Een verzoek indienen om je persoonlijke informatie te wissen. Dit stelt je in staat om ons te vragen om persoonlijke informatie te verwijderen als er geen goede reden is om door te gaan met het verwerken ervan. Je hebt ook het recht om ons te vragen je persoonlijke informatie te verwijderen wanneer je gebruik hebt gemaakt van je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (zie hieronder).
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonlijke informatie wanneer we vertrouwen op een legitiem belang (of dat van een derde partij) en er in jouw specifieke situatie een aanleiding is om op deze basis bezwaar tegen de verwerking te maken
• Een verzoek in te dienen om beperking van de verwerking van je persoonlijke informatie. Hiermee kun je ons vragen om de verwerking van persoonlijke informatie over jou op te schorten, bijvoorbeeld als je wilt dat wij de juistheid ervan vaststellen of de reden voor de verwerking ervan.
• Een verzoek indienen om de overdracht van je persoonlijke informatie aan een andere partij.

Als je niet tevreden bent met de verwerking, heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de nationale gegevensautoriteiten.

Voor mensen die in de Europese Unie zijn gevestigd: zie deze koppeling voor informatie over toezichthoudende autoriteiten en hoe je contact met hen kunt opnemen.

Als je gebruik wilt maken van een van de bovenstaande rechten, kun je een aanvraag indienen via je eigen wervings- of werknemersprofiel of op elk gewenst moment contact met ons opnemen via Dataprotection@specsavers.com.

8. Waar vind je deze privacyverklaring inclusief updates?
Deze privacyverklaring maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst of ander contract om diensten te verlenen. Deze privacyverklaring (en eventuele toekomstige updates) is beschikbaar op ons intranet (Greenpoint), evenals een lokale taalversie op onze landspecifieke websites.

Het is belangrijk dat je deze verklaring leest, samen met andere privacyverklaringen die we kunnen verstrekken bij specifieke gelegenheden wanneer we persoonlijke informatie over je verzamelen of verwerken, zodat je weet hoe en waarom we dergelijke informatie gebruiken en wat je rechten zijn onder de wetgeving inzake gegevensbescherming.

9. Contact met ons opnemen
Als je vragen hebt over dit privacybeleid, neem dan contact op met het gegevensbeschermingsteam via Dataprotection@specsavers.com of schrijf naar onze functionaris voor gegevensbescherming van onze juridische afdeling, Specsavers Optical Group, La Villiaze, St Andrews, Guernsey, GY6 8YP

 

 

Published October 2023