Fortrolighedsmeddelelse til kandidater og medarbejdere

Louis Nielsen og Specsavers ønsker at beskytte privatlivets fred og dine personoplysninger.

Denne fortrolighedsmeddelelse beskriver, hvordan vi indsamler og bruger dine personoplysninger før, under og efter dit arbejdsforhold hos os i overensstemmelse med den gældende databeskyttelseslovgivning. Denne meddelelse gælder for kandidater, nuværende og tidligere medarbejdere, vikarer og konsulenter.

1. Om Louis Nielsen og Specsavers

Louis Nielsen er en del af Specsavers koncernen. Vores butikker, supportkontorer og virksomheder (herefter benævnt “vi”, “os”, “Louis Nielsen” eller ”Specsavers”) er fælles “dataansvarlige” for dine personoplysninger. Det betyder, at vi er ansvarlige for at bestemme, hvordan vi opbevarer og anvender dine personoplysninger, herunder giver dig et overblik over dette.

2. Hvilke personoplysninger indsamles

Vi kan indsamle og behandle følgende oplysninger om dig:

  • Personlige kontaktoplysninger, såsom navn, titel, adresser, telefonnumre og personlige e-mailadresser.
  • Fødselsdato.
  • Køn.
  • Civilstand og personer, du forsørger.
  • Pårørende og nødkontaktoplysninger.
  • Nationalt forsikringsnummer, nationalt identifikationsnummer, personnummer eller tilsvarende.
  • Bankkontooplysninger, løn og lønningsafregninger samt oplysninger om skattemæssig status.
  • Nationalitet og oplysninger vedrørende din immigrationsstatus.
  • Oplysninger om årlig ferie, pension og ydelser.
  • Fagforeningsmedlemskab.
  • Kopi af kørekort.
  • Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser og oplysninger indsamlet ved baggrundstjek (hvis det er relevant for rollen, og hvor vi juridisk har ret til at gøre det).
  • Rekrutteringsoplysninger (herunder kopier af arbejdstilladelse, referencer og anden information inkluderet i CV eller ansøgning, som en del af ansøgnings- og rekrutteringsprocessen).
  • Beskæftigelsesbaggrund (herunder jobtitler, arbejdshistorik, stedet for ansættelsen eller arbejdspladsen, arbejdstider, ferier, bestået uddannelse og lisens, årsag til fratrædelse).
  • Oplysninger om præstation, herunder vurderinger og gennemgang af præstation.
  • Oplysninger om disciplinær- og klagesager.
  • Oplysninger om dit helbred, herunder eventuelle medicinske tilstande, helbreds- og sygejournaler, hvor dette er relateret til dit arbejde.
  • Oplysninger om din brug af vores informations- og kommunikationssystemer, som vil omfatte oplysninger om de enheder, du bruger, herunder mobilenheder, placering, browser, beskedsystemer, kommunikationshistorik og IP-adresse.
  • CCTV-optagelser og andre oplysninger opnået via elektroniske midler såsom dit adgangskort.
  • Fotografier til identitetskort til markedsførings- eller reklamemateriale.

Disse oplysninger vil primært blive indsamlet fra dig, men vi kan også indsamle dem fra andre kilder, hvor det er lovligt at gøre det som led i rekrutteringen/ansættelsen.

3. Formål og retsgrundlag for de indsamlede oplysninger

Vi bruger de oplysninger, du giver os under rekrutteringsprocessen, til at behandle din ansøgning med henblik på at tilbyde dig en ansættelseskontrakt hos os.

Derefter vil ansættelsesoplysninger blive brugt med det formål at administrere din ansættelse hos os og for, at vi kan opfylde de juridiske og forskriftsmæssige krav.

Vores retsgrundlag for behandling af oplysningerne er:

  • Hvor vi skal opfylde kontrakten, vi har indgået med dig.
  • Hvor vi skal overholde en juridisk forpligtelse.
  • Hvor det er nødvendigt i forbindelse med vores eller tredjeparts legitime interesser, hvis dine interesser og grundlæggende rettigheder ikke tilsidesætter disse interesser.
  • Vi kan også behandle dine personoplysninger i følgende situationer, som sandsynligvis vil være sjældne:
  • I begrænsede tilfælde med dit udtrykkelige skriftlige samtykke.
  • Hvor det er nødvendigt for at beskytte dig eller en anden person mod skade.

Mere sjældent behandler vi muligvis denne type oplysninger, hvor det er nødvendigt i forbindelse med retskrav, eller hvor det er nødvendigt for at beskytte dine interesser (eller andres interesser), og du ikke er i stand til at give dit samtykke, eller hvor du allerede har offentliggjort oplysningerne.

4. Beskyttelse af personoplysninger

Vi bruger en række sikkerhedsteknologier og -procedurer, der hjælper med at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang og brug.

Vi anvender passende sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre, at personoplysninger ved et uheld går tabt, bruges eller tilgås på en uautoriseret måde. Vi begrænser adgangen til dine personoplysninger til dem, der har et reelt forretningsbehov for at kende dem. De, der behandler dine oplysninger, vil kun gøre det på en autoriseret måde og er underlagt tavshedspligt.

5. Hvem deles personoplysninger med

Vi er muligvis nødt til at dele dine oplysninger med andre enheder i Specsavers-koncernen, tredjeparter, herunder tredjepartstjenesteudbydere, f.eks. dem, der understøtter vores IT- og kommunikationssystem, såsom Microsoft, samt tredjepartsudbydere af vores People Management Systems med det formål at forenkle og administrere vores personaleprocesser. I dette tilfælde vil vi indgå en kontrakt, som forpligter tredjeparter til at beskytte oplysninger i overensstemmelse med relevant databeskyttelseslovgivning.

Vi kan overføre dine personoplysninger uden for EU og Storbritannien. Hvis vi gør det, vil vi sikre, at de beskyttes på passende vis, og at der anvendes yderligere sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger.

6. Hvor længe opbevares oplysningerne

Personoplysninger opbevares ikke af Specsavers længere end nødvendigt, men vi kan være forpligtet ved lov (for eksempel skattelovgivning) til at opbevare dine personoplysninger i en vis periode.

7. Dine rettigheder vedrørende dine personoplysninger

Du har visse rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, herunder muligheden for at:

  • Anmode om adgang til dine personoplysninger (almindeligvis kendt som en “anmodning om adgang til registrerede personer”). Dette giver dig mulighed for at modtage en kopi af de personoplysninger, vi har om dig, og kontrollere, at vi behandler dem lovligt.
  • Anmode om berigtigelse af de personoplysninger, som vi har om dig. Dette giver dig mulighed for at få rettet enhver ufuldstændig eller unøjagtig information, vi har om dig.
  • Anmode om sletning af dine personoplysninger. Dette giver dig mulighed for at bede os om at slette eller fjerne personoplysninger, hvor der ikke er nogen god grund til, at vi fortsætter med at behandle dem. Du har også ret til at bede os om at slette eller fjerne dine personoplysninger, hvor du har gjort brug af din ret til at gøre indsigelse mod behandlingen (se nedenfor).
  • Gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, hvor vi er afhængige af en legitim interesse (eller en tredjeparts legitime interesse), og der er noget ved din situation, som gør, at du ønsker at gøre indsigelse mod behandlingen
  • Anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger. Dette giver dig mulighed for at bede os om at suspendere behandlingen af dine personoplysninger, for eksempel hvis du ønsker, at vi skal fastslå deres nøjagtighed eller årsagen til behandlingen af dem.
  • Anmode om overførsel af dine personoplysninger til en anden part.

Hvis du ikke er tilfreds med behandlingen, har du også ret til at indgive en klage til det nationale datatilsyn.

Se dette link for oplysninger om tilsynsmyndigheder i Den Europæiske Union, og hvordan du kontakter dem.

For at anmode om nogen af ovenstående rettigheder skal du kontakte os på Dataprotection@specsavers.com.

8. Hvor kan jeg finde denne fortrolighedsmeddelelse inklusive opdateringer

Denne fortrolighedsmeddelelse udgør ikke en del af nogen ansættelseskontrakt eller anden kontrakt om levering af tjenester. Denne fortrolighedsmeddelelse (og eventuelle fremtidige opdateringer) er tilgængelig på vores intranet (Connect+ og Greenpoint) samt i en lokal sprogversion på vores landespecifikke websteder.

Det er vigtigt, at du læser denne meddelelse samt enhver anden meddelelse om beskyttelse af personoplysninger, som vi kan give dig ved specifikke lejligheder, når vi indsamler eller behandler dine personoplysninger, så du er klar over, hvordan og hvorfor vi bruger sådanne oplysninger, og hvilke rettigheder du har i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

9. Kontakt os

Hvis du har spørgsmål om denne privatlivspolitik, bedes du kontakte databeskyttelsesteamet via Dataprotection@specsavers.com eller skrive til vores databeskyttelsesansvarlige i vores juridiske afdeling hos Specsavers Optical Group, La Villiaze, St Andrews, Guernsey, GY6 8YP

 

Published October 2023

Se film